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Gelöst: Unterbrechnungen reduziert

Unterbrechungen reduziert

„Durch die ständigen Unterbrechungen bleiben Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern liegen oder enthalten Flüchtigkeitsfehler. In meinem Bereich ist man so fremdgesteuert, dass mir nichts anderes übrig bleibt als länger zu arbeiten, nur um die Arbeit vom Tisch zu bekommen.“

Zum Hintergrund

Frau S. arbeitet als Assistenz einer Hochschule einem einem Professor direkt zu und betreut ein eigenes Projekt.  Sie wird in Kürze eine Abteilung übernehmen. Dafür gibt sie die bisherige Stelle auf.

Die Ziele des Arbeitsplatz-Coachings

  • Umgang mit Unterbrechungen
  • Zeit, Rückstände abzuarbeiten
  • die neue Stelle gut vorbereitet antreten

Erreicht

  • Ordnerstruktur angelegt, keine Unterbrechung durch Suchzeiten
  • Wiedervorlagesystem eingerichtet, Unterlagen für jeden Tag direkt im Griff, Schreibtisch frei, kein Verzetteln oder Springen zwischen den Aufgaben
  • Whiteboard vor der Tür, an der Nachrichten hinterlassen werden können und auf dem Konzentrationszeit als Stille Stunde kommuniziert wird
  • Hinweise auf neu eintreffende E-Mails sind abgeschaltet
  • Tag beginnt mit eigener To-do-Liste (Selbststeuerung) und nicht mit dem Checken von E-Mails (Fremdsteuerung)
  • Stille Stunde für Konzentrationszeit „Insel“ eingerichtet, Türschild erstellt, Aufgabenliste darauf ausgerichtet, Tür dann abgeschlossen, Anrufbeantworter eingeschaltet

Domino Effekt

  • Bewusstsein über Zeitbudget gestiegen,  Entscheidungs-Checkliste, ob E-Mails beantwortet wird
  • Kollegin muss mit auf die „Insel“ – ist begeistert von stiller Konzentrationszeit
  • Bisheriger Chef erhält Aufgaben per E-Mail. Folgen von Unerledigtem werden zurück gespiegelt. Folge: weniger spontane, unnötige Prioritäten und Bearbeitungs-Nein
  • Freude am Löschen von E-Mails, Posteingang leer
  • keine Überstunden mehr
  • Außenwirkung durch klare Regeln erhöht

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