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Gelöst: Chef unzufrieden mit Leistung Assistenz

„Es geht um meine Assistenz. Mindestens alle zwei Wochen eskaliert etwas unnötig. Wir arbeiten gerade zwar alle unter Hochdruck im Saison Geschäft, doch wir können uns keine Feuerwehraktionen leisten. Ich komme vor lauter Krisenmanagement nicht mehr zu meinen eigentlichen Aufgaben.“

Ein Geschäftsführer meldet sich zu diesen Engpässen:

  • Im Unternehmen geht es hoch her: viele Aufgaben bei geringer Pesonaldecke
  • Die Assistentin ist seit mehreren Jahren im Unternehmen, seit zwei Jahren als Assistentin des Geschäftsführers beschäftigt
  • Der Geschäftsführer ist überlastet und genervt, weil er vieles selbst machen muss
  • Es kommt alle zwei Wochen zu Eskalationen

Das Ziel

  • Assistenz soll ihr eigenes Tages-/Zeit- und Aufgabenmanagement im Umfeld ständiger Veränderung und Terminverschiebungen weiter entwickeln
  • Terminlich Überblick behalten
  • Bei im Umlauf befindlichen Dokumenten Aktualität sicherstellen
  • Selbst ruhig und gelassen bleiben
  • Kritik nicht persönlich nehmen

Hintergründe für Situation der Assistenz aus Sicht des Geschäftsführers:

  • Macht sich selbst Stress
  • Hat mit vielen verschiedenen Anforderungen zu tun (Springen in Aufgaben – Priorisierung!)
  • Der Umgang mit digitalen Medien bereitet ihr Schwierigkeiten

Die Vorgehensweise

  1. Das Unternehmen erhält ein Angebot, in dem Ziele, Ablauf, Methoden, Profil des Coaches und Konditionen enthalten sind.
  2. Nach Zustimmung folgt ein kurzer Termin zum Sympathie-Check, indem der Coach die Sicht der Assistentin erfährt und den Umfang der anzusetzenden Sitzungen schätzt.
  3. In der Umsetzungsphase wird eine Kombination aus Online Seminar bei freier Zeiteinteilung (60 Minuten), Arbeitsplatz-Coaching am Schreibtisch (Struktur, Arbeitsplatz- und Ablauf-Gestaltung), Coaching für Ruhe und Gelassenheit sowie Chef-Kommunikation an einem externen Ort durchgeführt.
  4. Fortschritt und Fokus auf die Zielerreichung werden über Telefonate zwischen Coach, Geschäftsführer und Assistenz gesichert.
  5. Im Abschlussgespräch wird Erreichtes reflektiert und Maßnahmen zum Absichern oder weiter Vertiefen getroffen.

Erreicht

  • Assistenz kennt ihre intrapersonellen Antreiber und kann jetzt besser damit umgehen
  • ein Aufgaben- und Terminsystem mit Erinnerungsfunktionen wurde über Outlook eingerichtet
  • mit Anwenden der Kommunikationsregeln differenziert Assistenz jetzt Sachaussagen, nutzt Feedbackregeln und bleibt in Konfliktsituationen souverän

Domino Effekt

  • E-Mailposteingang ist täglich einmal komplett leer, Aufgaben sind zugeordnet
  • Jour fixe zwischen Assistenz und Geschäftsleitung findet einmal pro Tag statt, dafür werden Anreisezeiten der GF genutzt
  • Kommuniziert wurden auch Potenziale der Geschäftsleitung

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