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Praxisbeispiel: Steuerberaterin schämt sich für Chaos in ihrem Büro

„Es ist mir sehr unangenehm, Sie anzurufen. Doch so wie jetzt geht es nicht weiter. Ich habe schon Alpträume. Nicht auszudenken, wenn ein Mandant die Bürotür verwechselt und direkt bei mir herein kommt. Eine Steuerberaterin, die vom Chaos umgeben ist … Der wechselt doch gleich die Kanzlei!“

Rahmen

Die Anruferin ist Steuerberaterin, beschäftigt acht Mitarbeiterinnen in vier Büros und arbeitet selbst in einem Einzelbüro. Die Büros der Mitarbeiterinnen sind weitestgehend ordentlich. Seit drei Monaten fehlen zwei Steuerfachgehilfen, daher muss die Arbeit auf alle verteilt werden. Jeder hat zu viel zu tun. Es gibt hohe Rückstände.

Die Anruferin hat viele gute Ideen, was noch zu tun wäre (Produktverbesserungen, Internetseite überarbeiten). Sie kommt nicht dazu. In ihrem Büro mischt sie Geschäftliches und Privates.  Sie arbeitet regelmäßig auch am Wochenende, war vor zehn Jahren das letzte Mal im Urlaub und hat wegen des Stresses stark zugenommen. Sie bezeichnet sich selbst als „normale Steuerberaterin“, weil sie Jeans trägt und mehr die Sprache ihrer Mandanten spricht.

Sie hat keine Zeit zum Lesen, interessiert sich aber für viele Dinge und kauft entsprechende Bücher, die dann im Büro herum stehen. Datei- und Papierablage sind nicht abgestimmt; Informationen werden gesucht. Es gibt Standards, aber die Mitarbeitenden halten sich nicht konsequent daran. Die Steuerberaterin hebt zu viel auf, kann schlecht wegwerfen, will die Dinge perfekt machen, das kostet zu viel Zeit.

Die Wünsche der Steuerberaterin an das Arbeisplatz-Coaching

  • mehr Struktur
  • besseres Vorbild sein
  • die Aufgaben in den Griff bekommen
  • Zeit für Kreativitätsphasen

Was läuft/was nicht funktioniert

  • Mappei/Classei mit
    • Tages-, Wochen- und Monatsplanung
    • Alphabethischer Systematik und Themenmappen
  • Aufgaben in Outlook (alles rot)
  • Termine mit sich selbst (funktioniert)
  • Mandanten-Wiedervorlage über DATEV (funktioniert)

 Was im ersten Coachingtermin geschafft wurde

  • Ablagestruktur konkret/transparent entwickelt und Classei Mappen in entspechenden Farben angelegt (Mitarbeiter, Verträge freie Mitarbeiter, Ideen, Musterbriefe für Kondolenz, Geburtstag, Jubiläen)
  • Schreibtisch und Rollcontainer aufgeräumt
  • Unterlagen zur Ablage in A – Z vorsortiert, einiges weggeworfen
  • Termin in Outlook geplant, Outlook so eingerichtet, dass täglich ihr Jahres-Motto (mehr Lebensfreude) mit motivierendem Bild erscheint
  • Verständigung darüber, dass zukünftig alles nur noch in Outlook mit realistischem Zeit Etikett geplant wird

Was die Hausaufgaben nach dem ersten Coachingtermin waren

  • Zeitschriftenabos reduzieren oder online-Archive nutzen
  • Planung weiter verbessern:
    • Fachkraft Aufgaben: Aufteilung der Zeit in Mandanten, von Mandanten trennen, die ihr nicht gut tun, steuerrelevante Informationen aufnehmen, aufbereiten, Kunden verfügbar machen
    • Management Aufgaben: Marketingmaßnahmen zur Kundengewinnung, IT Angebote einholen
    • Unternehmerinnen Aufgaben: die Kanzlei so aufstellen, dass sie ohne ihr Mitwirken läuft

Was die nächsten Schritte in den Fortsetzungsterminen waren

  • „Hausaufgabenkontrolle“
  • Papier-Ablagestruktur auf PC übertragen
  • weiter aufgeräumt
  • relevante Outlook E-Mails in PC-Ablagestruktur zum Mandanten gespeichert, Unterordner in Outlook aufgelöst
  • Ziele für das laufende Jahr und das kommende Halbjahr mit Meilensteinen festgelegt
  • individuelle Entscheidungsmatrix erstellt mit Fokusliste (Basis Ziele/Meilensteine)
  • Mandantenauswertung: Umgang mit „Problem-Mandanten“
  • veraltete Homepage strukturiert und Pflichtenheft an Webdesigner übergeben
  • Coaching auf Mitarbeitende ausgeweitet

Was nach dem Arbeitsplatz-Coaching Neues möglich wurde

  • freitags ab 13 Uhr frei
  • Wochenende frei für Hobbys und Lieblingsmenschen
  • Urlaub gebucht
  • freier Kopf für das Arbeiten am Unternehmen (Marketingaktivitäten wie z. B. Homepage zur Gewinnung von Wunschmandanten, Strukturen für Nachfolger schaffen)
  • Zeit für eigene Weiterbildung im Bereich Mitarbeiterführung
  • Domino Effekt wirkt sich auf den Büro Hund aus – er folgt jetzt besser!

Wann schaffen Sie die Basis für Ihren Lifestyle?

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