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Praxisbeispiel: Ein Chefbüro für vier Unternehmen

Herr X. ist Geschäftsführer von vier Unternehmen mit rund 70 Mitarbeitern. Er hält zahlreiche Patente, seine Unternehmen sind nach DIN ISO zertifiziert, er entwickelt innovative Lösungen in und für die Maschinenbaubranche.

Die Herausforderung

Die tägliche Papier- und E-Mail-Lawinen bremsen das Weiterentwickeln von Projekten aus. Das Finden und Zuordnen von Unterlagen wird zunehmend komplexer. Zeit fehlt, die Ablage bleibt liegen. In Stapeln. Überall im Büro – auf/unter dem Schreibtisch, auf den Besucherstühlen, Fensterbänken, Sideboard, Schränken – sind Zettel, Papier- und Ordnerstapel sichtbar. Viel Zeit und Nerven gehen beim Suchen von Unterlagen verloren. Seine Assistentin ist Ingenieurin und arbeitet fachlich inhaltlich zu.

Das Ziel

Eines der vier Unternehmen soll an einen Investor verkauft werden. Dafür wird in Kürze ein weiterer Geschäftsführer den Bereich des zu verkaufenden Unternehmens übernehmen. Entsprechend sollen die Unterlagen zusammengestellt und von den bisherigen anderen drei Unternehmen getrennt werden.

Die Lösung

Ein einheitlicher Aktenplan, skalierbar und damit anwendbar für jedes der vier Unternehmen für Papier und den PC mit Zugriffsrechten wurde entwickelt und die Mitarbeiter darauf geschult.

Nebeneffekt

Durch die neue Dateistruktur wurden die Team- und Arbeitslaufwerke der Abteilungen Arbeitsvorbereitung und Vertrieb harmonisiert. Statt  „Wildwuchs“ oder doppelte Ablage an mehreren Orten gelingt der Zugriff schneller, flüssiger. Auch die Unterordner in Outlook sowie die ständigen CC-E-Mails mit Dateianhängen, die ohnehin schon an anderer Stelle gespeichert waren, wurden stark reduziert.

Die Handlungsebenen hin zur Lösung

  1. Sichten, aussortieren und nach Hauptgruppen clustern (z. B. Immobilien- und Gründungsunterlagen, Fuhrpark, Personal, Produkte, QM, …)
  2. Entwurf einer Ablagestruktur/eines Aktenplans für PC und Schrank mit Farbleitsystem anwendbar für alle Unternehmen
  3. Pilot für ein Unternehmen: Aktenplan Entwurf ausgewählten Mitarbeitern je Abteilung vorstellen, im Arbeitsablauf prüfen, nachjustieren
  4. Arbeitsstruktur auf Server freigeben, Mitarbeiter Feedback einholen
  5. Schulen der Ablagestruktur, Auflösen der bisherigen Struktur
  6. Wiederholen der Schritte 3 bis 5 für die anderen drei Unternehmen

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