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Praxisbeispiel: Chef-/Assistenz-Tandem läuft nicht

Herr B. ist Geschäftsführer eines Maschinenbauunternehmens, das er vor fünf Jahren von seinem Vater übernommen hat. Das Unternehmen hat rund 100 Mitarbeiter. Herr B. war bisher in der Produktentwicklung tätig, hat drei kleine Kinder und seit drei Monaten eine Assistentin.

Die Engpässe

  • ständig Suchzeiten wegen fehlender Ablagestruktur, daher umherliegende Unterlagen auf/unter dem Schreibtisch, Sideboards, Fensterbänke und im Besprechungszimmer
  • chronischer Zeitmangel, durch Rollenvielfalt als Unternehmer, Manager und Fachkraft für spezielle Produktentwicklung,
  • Einarbeiten der Assistentin kommt zu kurz, sie kann nicht entlasten
  • Wichtiges bleibt liegen wird dringlich, Dringliches eskaliert
  • keine Zeit für die Familie, Herr B. arbeitet sieben Tage/Woche, also auch samstags und sonntags

Das Ziel

  • Entlastung durch Assistenz
  • Ordnung im Chef-Büro und Besprechungsraum, Clean Desk
  • ein transparentes System für Schrank und PC
  • Unterlagen zum Termin parat
  • Termine im Blick
  • sonntags frei

Das Ergebnis nach einem Aktionstag

Wie mit Vorbereitungs-Checkliste vorgegeben, standen große Kisten (Archiv, Übergabe, noch zu erledigen, Schredder/Altpapier), Reinigungsmittel, bereit. In den folgenden 8 Stunden wurde mit dem Geschäftsführer, seiner Assistentin und einem denkvorgang Coach umgesetzt:

  1. sichten und aussortieren, der entsprechenden Kiste zuordnen
  2. Schränke säubern
  3. systematisch in Hauptgruppen stellen, dabei Unternehmeraufgaben (z. B. Strategisches, Bilanzen), Managementthemen (z. B. QM) und Fachkraftthemen (Schweißverfahren) trennen
  4. Schreibtisch Struktur für Wiedervorlagesystem einrichten: Papier und PC, dafür Delegieren mit E-Mailprogramm und Aufgabenfunktion nutzen (bisher ungenutzt)
  5. Kiste „noch zu erledigen“ nach der Einmal-Regel entscheiden und in Wiedervorlage einplanen
  6. Kiste „Übergabe“ wird Bereichen zugestellt, der Assistentin wird ein konkreter Arbeitsbereich übertragen
  7. E-Mails in Wiedervorlagesystem überführen
  8. Wochen- und Tageskompass vorbereitet mit Dauer/Tätigkeit, Kategorie der Tätigkeit, wird für den nächsten Tag ausgedruckt, Erwartung an Assistenz formuliert
  9. Commitment zum Jour Fixe zwischen Assistenz und Leitung

Der Domino Effekt

  1. „Wie der Herr so das Gescherr“ – die Ordnung am Chef Arbeitsplatz ist Benchmark für Mitarbeitende
  2. Die Farben der Ordner Aufdrucke nach Organisationseinheit wurden in Outlook Kategorien übernommen. Der Anlass interner E-Mails ist so schon direkt beim Eintreffen im Posteingangerkennbar.

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