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Praxisbeispiel: Assistenz greift (jetzt endlich) durch

Frau Z. ist seit sechs Monaten Leiterin einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit rund 30 Mitarbeitenden unterschiedlicher Hierarchie Stufen. Der bisherige Chef ist wegen Alters ausgeschieden und hat ein desolates Umfeld hinterlassen. Was auch immer Frau Z. benötigt oder beginnt, es tun sich Abgründe auf.

Die Engpässe:

  • Das Back Office arbeitet wie vor 20 Jahren, tief versunken in Papierbergen, wenig digital, nur reaktiv, nicht proaktiv, wagt keine Fragen zu stellen
  • Probleme werden erst erkannt, wenn sie sich schon zu Prio A ++++ katapultiert haben, ständig Feuerwehr-Jobs!
  • Fehlendes Know how bei den Managern (fachlich und kommunikativ), Assistentinnen (moderne Arbeitsmethoden, Word, Lotus Notes, Kommunikation).
  • Es gibt keine digitale Terminplanung
  • Veraltete Vorlagen, Flyer
  • Ablagestapel, viel Papiergebundenes,
  • Wenig Stammkunden, Engpässe in der Liquidität,
  • Einige Mitarbeiter sind nicht ausgelastet, bekunden aber, sie seien überlastet
  • Besprechungszeiten werden nicht eingehalten
  • Ständig gibt es Unterbrechungen, konzentriertes und vorausschauendes Arbeiten sind nicht möglich

Das Ziel:

  • Planungssicherheit etablieren
  • Durchlaufzeiten erhöhen
  • Auslastung der Mitarbeitenden prüfen, angleichen, Maßnahmen ableiten
  • Außenwirkung verbessern
  • Zeit für Hauptaufgaben haben

Umgesetzte Maßnahmen in 6 Monaten Begleitung mit 3 vor Ort Beratungen und 6 Telefon-Coachings:

  • 1/2 Tag Effizienz Workshop mit allen Beteiligten + 1/2 Aufräumtag
  • Softwareseitige Aktualisierungen und Einarbeitung in die neuen Funktionen, besonders E-Mailmanagement mit Aufgabenplanung
  • Coaching des Back Office (Kommunikation, Organisation, Feedback geben)
  • Telefon-Konferenzen zum Ergebnis und zur Sicherung des Fortschritts

Erreicht:

  • Durch Aufräumaktion wurde so viel Platz geschaffen, dass es einen Ruhe Raum für konzentriertes Arbeiten gibt, dieser wird über einen digitalen Kalender gebucht und steht der Leiterin in der Mittagspause exklusiv zur Verfügung. Assistenz „schottet“ die Leiterin ab, hält ihr dadurch den Rücken frei
  • Assistenz liest alle E-Mails der Leiterin, bereitet Antworten im „Entwürfe“-Ordner vor, klärt offene Fragen im täglichen Jour fixe
  • Alle Terminanfragen laufen über die Assistenz, die Termine nach einer Enscheidungsmatrix zusagt oder ablehnt, über den Terminkalender wacht
  • Fokus und Klarheit über Zuständigkeiten, Durchlaufzeiten, Arbeitsabläufe
  • Home Office Tag für die Leiterin immer dienstags
  • Arbeitsende für Leiterin täglich um 18 Uhr, freitags um 13 Uhr
  • Leiterin hat Wochenenden wirklich frei

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