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Pflegedienstleitung versinkt in Papier- und Datenflut

Herr Q. ist Heimleiter. Auch die Haus- und Pflegedienstleitungen sind völlig überlastet. Jeder Tag ist eine Zerreißprobe. Zur primären Aufgabe, der Arbeit an pflegebedürftigen, alten Menschen, kommt das Führen von durchschnittlich 40 Mitarbeitern, Gespräche mit  Angehörigen der Heimbewohner, Koordinieren und Einarbeiten von Ehrenamtlichen sowie die Arbeit in externen Funktionsgruppen hinzu. Durch den späten Feierabend gibt es kaum noch Erholungszeit/Lebensqualität.

Die Engpässe

  • Prioritätenjagd, kaum Planung möglich
  • ständig Unterbrechungen
  • Aufgaben auf Zuruf
  • chronischer Zeitmangel:
    • keine Zeit für Planung
    • Ablage bleibt liegen, dadurch entstehen Suchzeiten in umherliegende Unterlagen auf/unter dem Schreibtisch, Sideboards, Fensterbänken
    • Wichtiges bleibt liegen wird dringlich, Dringliches eskaliert
    • Einarbeiten von Ehrenamtlichen kommt zu kurz, sie können nicht entlasten
  • Zerrissenheit zwischen Mitarbeiterführung, pflegebedürftigen Menschen, Rat suchenden Angehörigen und der eigenen Familie
  • später Feierabend, wenig Lebensqualität

Das Ziel

Herr Q. sucht nach Möglichkeiten der Entlastung für seine Mitarbeitenden und für sich, was sicher einen Domino Effekt auf die Familien, die Bewohner und Angehörige haben wird.

  • Entlastung durch effiziente Büro- und Arbeitsorganisation
  • Erstellen einer individuellen Entscheidungsmatrix zur Priorisierung
  • freie Wochenenden, mindestens an zwei Tagen pünktlich Feierabend

Das Ergebnis nach einem Aktionstag (= 3 Stunden Workshop + 3,5 Stunden Arbeitsplatz-Coaching)

  1. Papier Unterlagen mit Handlungsauftrag befinden sich im erarbeiteten Terminsystem
  2. Eine Entscheidungsmatrix für den Tag, die Woche, den Monat, das Quartal, das Halbjahr und das Jahr liegt vor
  3. Zeitmanagement Tools wie Einmal-Regel, 60/40-Regel, ALPEN-Methode mit Zeit-Preis-Etikett sind bekannt und werden (zukünftig täglich) angewendet
  4. E-Mail-Fach ist leer, die Handlungsaufträge einer E-Mail wurden in eine Aufgabenliste mit konkretem Durchführungsdatum lt. Entscheidungsmatrix überführt
  5. Der individuelle Tageskompass wird jeweils am Vortag ausgedruckt mit Dauer/Tätigkeit, Kategorie der Tätigkeit und mitgeführt, Aufgaben auf Zuruf dort festgehalten und ggf. neu geplant
  6. Maßnahmenplan/Ergebnisprotokoll pro Arbeitsplatz liegt vor

Transfer Aufgaben/Commitment

  • Platz schaffen in Schränken: Aussortieren von Ordnern (Archiv oder Aktenvernichtung)
  • Orner systematisch in Hauptgruppen stellen, dabei Unternehmeraufgaben (z. B. Strategisches, Bilanzen), Managementthemen (z. B. QM) und Fachkraftthemen trennen, visualisiert über unterschiedliche Farbbalken auf dem Ordner
  • Stapel „noch zu erledigen“ nach der Einmal-Regel entscheiden und in Wiedervorlage einplanen
  • Stapel „Übergabe“ wird Bereichen zugestellt

Themenspeicher für eine mögliche Folgeveranstaltungen

  • Verbesserungen und Hürden nach dem ersten Tag
  • Datei Struktur auf dem Server und den einzelnen PCs anpassen
  • Checklisten

Wann erfahren wir etwas über Ihr Anliegen? Womit können wir Sie unterstützen, damit Sie mehr Lebensqualität genießen? Rufen Sie gerne gleich an: 0711 / 505 69 290.